Cuadrantes para la gestión del tiempo

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La escuela, el empleo, la familia, las tareas del hogar, etc. Se acumulan las cosas que tienes que hacer y no sabes cuándo acabarás. En situaciones como estas, y muchas otras, el estrés puede llegar a niveles altos, dando paso a la ansiedad y, si perdura en el tiempo esta ansiedad, provocar depresión. Normalmente, cuando la persona llega a este punto es muy difícil que salga de la espiral de responsabilidades y obligaciones que ahogan su tiempo.

El ser humano necesita tiempo libre para dedicarlo a aquello que le gusta, le llena como persona, que le hace sentirse bien. El disponer de tiempo para uno mismo es imprescindible para "cargar las pilas" y sentirse lleno de energía, pero ¿cómo puedes conseguir ese tiempo libre si eres una persona que incluso te falta tiempo, y 24 horas al día no son suficientes para acabar todas tus tareas?

Hoy te voy a enseñar de forma sencilla cómo gestionar tu tiempo para que puedas disponer de esos momentos que necesitas exclusivamente para ti y lo puedas emplear en lo que desees, con quien desees. Empezaremos con dividir las actividades en cuatro categorías o cuadrantes, luego  te enseñaré a utilizarlas para lograr nuestro objetivo: Disponer de tiempo libre.

Es común la creencia de que debemos desempeñar las tareas según el orden en que vayan llegando a nosotros. Pero pensar así puede llevarnos a vivir una vida estresante en la que nos abruman las cosas que nos quedan por hacer. Ni tenemos que realizar las tareas en el orden que nos vayan llegando, ni tenemos que realizarlas todas.

Una tarea puede ser urgente, importante, las dos cosas a la vez o carecer de estas dos características, lo que llegaría a ser una tarea no urgente ni importante. Para saber qué tipo de tarea llega a nuestras manos hemos de clasificarla en una de estas cuatro categorías o cuadrantes:

1. Urgente e importante.
2. No urgente, pero importante.
3. Urgente, pero no importante.
4. No urgente ni tampoco importante.

Urgente e importante.

Esta debe ser la categoría de máxima prioridad. Cuando una tarea cae en ella, las alarmas saltan y se deja todo lo demás para atenderla. Podría ser algo así como "La compañía de electricidad me ha cortado el suministro de luz hasta que pague el recibo atrasado". Este ejemplo es una urgencia, pues necesitamos inmediatamente el suministro eléctrico para continuar con nuestra vida normal. Cuando una tarea llega a esta categoría suele ser porque la hemos dilatado en el tiempo, dicho de otro modo, la hemos dejado muchas veces "para más tarde". El objetivo principal debe ser evitar que las tareas lleguen a esta categoría. Una tarea en este cuadrante es una fuente de estrés y ansiedad muy grande. A veces sucederá que algún imprevisto se cuele en ella, pero será eso, un imprevisto.

No urgente, pero importante.

Esta es la categoría óptima. Si tenemos las tareas en ella será porque todavía no han llegado a ser urgentes y, por lo tanto, están en el momento adecuado para realizarlas. Siguiendo con el ejemplo anterior, seria: "Estoy a primero de mes y he recibido el recibo para pagar el consumo eléctrico, voy a pagarlo, pues me podrían cortar el suministro si no pago antes de final de mes". Sabia decisión, pues si paga ahora, no le cortaran el suministro, y no experimentará la ansiedad ni el estrés que genera llegar a tal punto.

Urgente, pero no importante.

Imagina que estás estudiando o trabajando y en ese mismo momento suena en tu teléfono la alerta de email recibido. Automáticamente pensamos que es urgente leerlo, pero ¿es importante leerlo en ese mismo momento?, y si estás cenando con tu pareja, ¿leerías el email en ese momento?, ¿y en tu puesto de trabajo? A veces nos puede parecer que los asuntos no pueden esperar, cuando en realidad somos nosotros quienes no queremos que esperen ciertos asuntos. En el caso de atender los email, ¿no sería mejor apartar un momento al final del día para atender todos los email de una sola vez, en vez de interrumpir constantemente nuestras actividades y concentración  para atender los email de uno en uno?

También puede darse el caso de que alguien nos pida un favor urgente, pero puede que para nosotros, tal favor no sea importante. ¿Qué haremos? Distinguir entre lo importante para los demás y lo importante para nosotros. A veces los demás nos cargan con excesos de tareas importantes para ellos pero no para nosotros, lo que es más, puede que el hacer dichas tareas nos priven de hacer las nuestras y siempre queden para el final nuestras tareas importantes. En psicología se denomina a esta actitud el síndrome “MTC” (Maria Teresa de Calcuta), ya que las personas que lo padecen no pueden dejar de ayudar a los demás, dejando para lo último los propios asuntos. Esto puede acarrear graves problemas, pues genera estrés, ansiedad, problemas estomacales, dolores de cabeza y nos fuerza a resolver nuestros propios asuntos tarde y mal. Recuerda que lo que es urgente e importante para otros, puede que no lo sea para nosotros. Cada uno debe llevar su propia carga de responsabilidad, deja que los demás lleven la suya. Con esto no quiero decir que no ayudes a nadie, pero hazlo cuando tengas todos tus asuntos atendidos.

Distingue entre lo urgente e importante, y lo urgente pero no importante. No porque los demás nos vengan con prisas quiere decir que sus asuntos sean cuestión de vida o muerte. Hay personas que deben cultivar la paciencia, pues no se puede tener todo al momento; en tu mano está no dejarte llevar por la actitud de esas personas. Sería bueno que todos aprendiéramos a ser asertivos, a saber decir “No” y “Hasta aquí puedo ayudarte, más no”.

No urgente ni tampoco importante.

Este es mi favorito. Hay actividades que nos roban mucho tiempo, por ejemplo ver programas de televisión, jugar con la consola, pasar tiempo criticando a los demás, etc. No es que sea malo ver programas de televisión, siempre y cuando sea después de haber realizado las tareas pendientes. Muchas personas que dicen no tener tiempo se dedican a tirarlo por la borda constantemente con este tipo de actividades. Sería bueno que calcularas cuanto tiempo pasas al día haciendo tareas improductivas, te llevarías una sorpresa. Cuidado con la categoría no urgente ni importante, tendríamos que minimizarla al máximo.

Mis últimas recomendaciones.

Si tienes tareas urgentes e importantes, acaba con ellas cuanto antes, luego sigue con las no urgentes pero importantes. Si alguien te propone hacer algo urgente pero no importante para ti, no te dejes embaucar, explica que tienes asuntos pendientes que no puedes desatender y no te sientas mal por ello, cada uno tiene que llevar su propia carga de responsabilidad. Y por último, no pierdas un tiempo precioso dedicándolo a asuntos que ni son urgentes ni importantes, podrás disfrutar de ello cuando termines con tus asuntos importantes. Si quieres saber más sobre la gestión del tiempo te recomiendo leer los artículos “Autodisciplina y procrastinación” y “Establezcaprioridades”, ambos escritos por mí.

Organízate con eficacia – David Allen

Ahora que tienes la herramienta de los cuatro cuadrantes, o categorías, de seguro te será más fácil administrar tu tiempo. Ten en cuenta estas recomendaciones y notarás una gran mejoría en tu día a día.

Libro que te recomiendo: "Organízate con eficacia" de David Allen

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